클라이원트는 실은 APMP 방법론으로 RFP를 분석했습니다

제안서 자동화 도구를 만들면서 가장 많이 받은 질문이 있습니다. "AI가 제안서를 쓴다고 하는데, 뭘 기준으로 쓰는 건가요?" 합리적인 의문입니다. RFP를 넣으면 전략이 나온다는 건 알겠는데, 그 전략이 어디서 온 건지 모르면 믿고 쓸 수가 없습니다. 저희가 이 질문에 대해 지금까지 자세히 이야기하지 않았던 부분이 있습니다.

우선 클라이원트는 APMP Korea Chapter의 한국 운영사입니다.

실제 팀원 중 한분은 APMP 공식 자격증을 보유하고 있고, contrl이 RFP를 분석하고 전략을 추천하는 과정에는 APMP Body of Knowledge의 방법론이 들어가 있습니다.

왜 APMP의 방법론인가?

한국에서 제안서를 잘 쓰는 법은 대부분 사람에게 귀속됩니다. 10년 차 PM이 몸으로 익힌 감각, 특정 발주처의 성향을 아는 영업 담당자의 경험. 이런 노하우는 그 사람이 조직을 떠나면 함께 사라집니다. 후임이 이어받을 수 있는 형태로 정리되어 있지 않기 때문입니다.

AI에 "제안서를 잘 써라"라고 지시하는 것만으로는 이 문제가 해결되지 않습니다. 모델이 아무리 똑똑해도 기준이 없으면 매번 다른 결과가 나옵니다. 저희에게 필요했던 건 반복 가능하고 검증된 프레임워크, 즉 개인의 감이 아니라 구조화된 방법론이었습니다.

APMP는 1989년부터 제안 관리 분야의 표준을 만들어온 협회입니다. 72개국에서 12,900명 이상의 회원이 활동하고, Body of Knowledge라는 이름으로 7개 카테고리 51개 주제의 지식 체계를 운영합니다. 제안서 작성에 관한 한 가장 체계적인 국제 표준이라고 판단했고, 이걸 AI의 판단 기준으로 삼기로 했습니다.

운영사라는 위치에서 분석 한 것

클라이원트가 APMP Korea를 운영하게 된 건 contrl 개발보다 앞선 시점입니다.

한국에서 제안 관리를 전문 분야로 인식하는 사람이 적다는 문제의식이 먼저 있었고, APMP의 프레임워크를 국내에 소개하는 역할을 맡게 됐습니다.

이 과정에서 APMP BOK를 반복적으로 다루게 됩니다.

• Capture Planning
• Compliance Matrix
• Win Theme 전략
• Executive Summary 작성법

그걸 교육하고 세미나에서 발표하면서 자연스럽게 깊이가 생겼고, 동시에 한 가지 아쉬움도 분명해졌습니다. 방법론을 알아도 실무에서 매번 적용하기가 어렵다는 점이었습니다. 세미나에 참석한 실무자들이 공통적으로 했던 말이 있습니다.

"Win Theme이 중요한 건 알겠는데, 마감 이틀 전에 RFP 200페이지를 분석하면서 Win Theme까지 잡을 시간이 없다."

APMP 방법론의 가치를 의심하는 게 아니라, 시간과 인력의 제약 때문에 적용 자체가 안 된다는 이야기였습니다. contrl은 이 간극에서 시작됐습니다.

Win Theme 수립이 AI에 들어간 방식

Win Theme은 "왜 우리가 이 프로젝트를 해야 하는가"에 대한 한 줄짜리 답입니다. APMP BOK에서 제안서의 방향을 결정하는 첫 번째 단계로 다루는 개념입니다. 숙련된 제안 관리자라면 RFP를 펼치자마자 이걸 먼저 잡습니다.

문제는 이 과정이 상당한 판단력을 요구한다는 것입니다. RFP에 적힌 요구사항을 읽고 그 뒤에 있는 발주처의 진짜 니즈를 파악한 다음, 우리 회사의 강점 중 그 니즈에 대응하는 것을 골라내야 합니다. 경력 7년 이상의 실무자가 하루를 온전히 써야 제대로 나오는 작업입니다.

contrl에서는 RFP 요구사항을 분석한 뒤 Win Theme 방향을 자동으로 추천합니다. 이때 추천의 근거가 되는 것이 APMP BOK의 Win Theme 수립 방법론입니다. 발주처가 명시한 평가 기준에서 가중치가 높은 항목을 식별하고, 그 항목에 대응할 수 있는 전략적 방향을 도출하는 과정을 구조화해서 AI에 탑재했습니다.

Proposal Structure가 만들어지는 과정

제안서 목차를 짜는 일도 APMP에서 별도 주제로 다루는 영역입니다. RFP의 평가 항목과 제안서의 섹션이 정확하게 대응해야 하고, 배점이 높은 항목에 더 많은 분량을 배정해야 합니다. 이걸 APMP에서는 Compliance Matrix라는 도구로 정리합니다. 요구사항 하나하나에 제안서의 어느 부분이 대응하는지를 매핑하는 표입니다.

contrl이 제안서 구조를 만들 때도 같은 원리가 적용됩니다. RFP의 평가 기준을 파싱한 뒤, 각 기준에 대응하는 섹션을 배치하고, 배점 비중에 따라 슬라이드 수를 배정합니다. 이전 업데이트에서 추천 근거를 상세하게 보여주도록 개선한 것도 이 구조 때문입니다. 어떤 평가 항목에 몇 장을 배정했고 왜 그렇게 했는지를 보여줘야 실무자가 검증하고 수정할 수 있기 때문입니다.

방법론이 도구에 들어가면 달라지는 것

솔직히, APMP 방법론 자체는 새로운 게 아닙니다. 1989년부터 있었고, 교과서도 있고, 자격증 시험 교재도 공개되어 있습니다. 저희가 한 일의 핵심은 그 방법론을 "알고 있는 것"에서 "매번 적용되는 것"으로 바꾼 것입니다.

APMP Korea 세미나에서 Win Theme의 중요성을 설명하면 모두 고개를 끄덕입니다. 돌아가서 RFP를 열면 마감일이 코앞이고, Win Theme은 뒤로 밀립니다. 방법론을 모르는 게 아니라 실행할 여건이 안 되는 겁니다. contrl은 그 실행을 자동화합니다. RFP가 올라오면 Win Theme 추천이 나오고, 평가 기준에 맞는 구조가 잡힙니다. 실무자는 추천된 방향을 검토하고 수정하는 데 시간을 쓸 수 있습니다.

APMP Korea 운영사로서 세미나를 통해 방법론을 전파하는 역할과, contrl을 통해 그 방법론을 실무에 직접 적용하는 역할. 이 두 가지를 같은 팀이 하고 있다는 것이 저희가 이 글에서 이야기하고 싶었던 부분입니다.